Reducción de costes y optimización de recursos el reto de todo dueño o gestor de negocio!
El sistema informático representa uno de los activos más importantes dentro de la cadena de valor en la pequeña y mediana empresa en la actualidad ya que sin ellos prácticamente no habría empresa. Dado el mercado tan competitivo y cambiante en el que nos desenvolvemos hoy la optimización de costos es un tema que toda empresa está considerando constantemente con atención.
Esto como sabemos, debido a que el dinero y los recursos son limitados para toda organización por lo que es necesario manejarse de tal manera que pueda reservar recursos para realizar inversiones selectivas e inteligentes en los elementos, activos e insumos necesarios para sus operaciones de servicio o comerciales. Un conjunto importante de las necesidades que hoy en día tienen las empresas es el software, los equipos y dispositivos que requieren a fines de poder llevar a cabo todos sus procesos de manera ágil, ordenada y segura. Dado que regularmente el uso y mantenimiento de la tecnología es bastante costoso, constituye una razón por la cual el manejo financiero, en este caso de la pyme, debe enfocarse entre otras cosas, a la optimización de este tipo de costo.
Visto lo anterior ¿Qué estrategias y buenas prácticas pueden adoptar las empresas a fines de optimizar el gasto y reducir costos operativos derivados del uso necesario que realizan de la tecnología? A continuación, analizaremos algunos aspectos que pueden tomar en consideración tanto el gerente de TI como los dueños y gestores de negocios.
Determine la utilidad del uso de tecnología para su negocio.
Antes de poner en marcha cualquier estrategia con miras a la reducción de lo que está invirtiendo actualmente en tecnología, analice detenidamente qué uso hace de la tecnología en su empresa. ¿Qué compone el costo en recursos tecnológicos? Tal vez dispone de un parque moderado de hardware para soportar los procesos de su negocio con diversas aplicaciones, así como una red de datos en su oficina.
Dependiendo de su tipo de negocio puede que tenga: computadoras, escáneres, impresoras, equipos de red, servidores, sistemas de seguridad, puntos de acceso Wi-Fi, entre otros. No obstante, debe determinar de todos estos, cuáles son los sistemas y componentes esenciales que soportan su actividad principal o core business. Así, podrá determinar sabiamente que inversiones se deben realizar con mayor urgencia y cuales sencillamente pueden ser aplazadas. Una buena práctica sería llevar un inventario sencillo de las aplicaciones (software), licencias, y equipos presentes en su negocio así como del uso que tienen y la etapa del ciclo de vida en que encuentran.
Presupuesto de TI, Necesidades del negocio y Localización de los costos.
¿Sabe cuanto tendrá que invertir en los próximos seis meses en la TI de su negocio? Toda empresa organizada realiza sus gastos de manera presupuestada y, la tecnología de su negocio no es la excepción. Debe realizar una previsión de manera proactiva de la mano de su consultor técnico de los posibles gastos que serán necesarios realizar en los próximos períodos en temas tales como: licencias, equipos y aditamentos, que mantienen la operatividad de su red. De esta manera, no se llevará sorpresas desagradables de compras de «último momento» por emergencias o necesidades que se pudieron cubrir. Esto sin mencionar el beneficio que tendrá al reducir bajas de operación innecesarias vinculadas al tema.
Centralizar, Modernizar, Integrar y Normalizar las tecnologías.
Con demasiada frecuencia vemos como la mayoría de empresas del segmento PyME a las que visitamos, carecen de ningún tipo de estándar o parámetros para el uso de TI en su organización. En la mayoría de los casos existe una especie de «Frankenstein» o mezcla de tantas tecnologías como marcas hay en el mercado sin un fin ni integración precisos. Al mismo tiempo somos testigos de cómo las aplicaciones obsoletas o redundantes no se retiran en el momento oportuno o simplemente nunca en absoluto. Este tipos de malas prácticas aunque usted no lo crea aumentan significativamente sus gastos al momento de invertir en TI.
Le invitamos a que reexamine cómo se brindan los servicios de TI a los usuarios en su empresa. ¿Qué operaciones habituales debe eficientizar para adecuarse mejor a las estrategias del negocio? ¿Qué procesos particulares y aplicaciones dependen de ello? Procure racionalizar y estandarizar las aplicaciones y equipos de su red antes de aplicar las iniciativas de ahorro de costes, así como, eliminar las que ya están obsoletas o son de bajo valor sin afectar procesos críticos del negocio.
Aproveche los servicios en La Nube.
Una excelente alternativa para pequeñas y medianas empresas hoy en día es apalancarse de los servicios y recursos disponibles con soluciones en La Nube (Cloud) a fines de reducir costos operativos. En la actualidad, la nube constituye una excelente solución robusta y probada para que usted pueda externalizar de manera táctica algunas cargas de trabajo que se llevan a cabo en su red local y que le suponen un gasto en equipos, licencias y energía que la nube le puede ayudar a ahorrar.
Un proceso proactivo y continuo
La optimización del costo determina un equilibrio entre la minimización del costo operacional y la optimización de sus productos y servicios. Esto no sólo se logra al optimizar el gasto invirtiendo el capital en proyectos de manera inteligente que sirvan mejor a los intereses del negocio, sino también reduciendo costos operativos y limitando el mal gasto y desperdicio de recursos en la empresa.
«Todas las organizaciones intentan optimizar los costos de TI; pero aquellos que lo hacen mejor se centran en la optimización de costes como una disciplina contante, no como un ejercicio de una sola ocasión». Jim McGittigan, vicepresidente de investigación de Gartner.
¿Desea ayuda técnica para determinar qué aspectos de TI puede optimizar en su empresa?
En GEEKS es nuestra misión ayudarle con la ardua labor que supone el ahorrar y eficientizar en gastos de tecnología. Le invitamos a realizar una solicitud de consultoría totalmente gratis para determinar si podemos serle de utilidad con estos asuntos tan técnicos y así, pueda enfocarse más en las operaciones fundamentales de su negocio, a la vez que reduce y optimiza los costes de TI.