Usar y mantener la infraestructura, ya sea de cómputo, telecomunicaciones, manufactura u otra, requiere de conocimientos y capacidades para sacarle el mayor provecho y que tu inversión tecnológica produzca resultados concretos.
El departamento de TIC, ya sea una sola persona o un equipo, debe cumplir con el mínimo de conocimiento técnico necesario para asegurar la operación de la TIC en la empresa. ¡No se debe menospreciar este punto!
La planificación estratégica de la PyME debe considerar el valor de la tecnología como un elemento central en el logro de objetivos. Para implementarla se requieren los elementos tecnológicos y humanos que permitirán alcanzar las metas planificadas. En corto: se requiere contar con las personas capaces y responsables de la tecnología tanto para tenerla a punto como para usarla:
Por un lado, hay que tener claro que la tecnología necesita administración técnica y financiera. No basta con obtener y poner a trabajar las computadoras, servidores y redes. El mantenimiento y administración (por ejemplo de usuarios) son críticos. La recomendación en este caso es: en tu PyME debes tener personal dedicado a asegurar el funcionamiento, la administración y el soporte de la infraestructura tecnológica.
¿Qué pasa cuando la impresora deja de funcionar? Para muchas PyMES es de suma importancia mantener los equipos funcionando y por ello el soporte es indispensable. Además los usuarios no tienen que ser expertos en tecnología, por lo que se requiere al gurú que pueda diagnosticar y reparar el equipo.
Cuando tu PyME crece y se contrata personal, ¿qué cuentas se necesitan crear para nuevo colaborador? Las actividades de administración de tecnología para el personal son tan importantes como la nómina y RH. Tu nuevo colaborador tendrá al menos cuentas de correo electrónico, de acceso a la red, permisos de impresión etc. Igualmente cuando un colaborador se vaya de tu empresa, hay que pensar en la cancelación de cuentas y accesos a la red de tu PyME que la persona tenga.
Las funciones de administración, soporte, mantenimiento y demás pueden ser realizadas por una sola persona o por varias dependiendo de la carga de trabajo, el tamaño de tu PyME y del uso que se dé a la tecnología. Sin embargo, es conveniente invertir suficiente capital humano para alcanzar incrementos reales en la productividad de todos los colaboradores de tu PyME.
Por otro lado, ten en cuenta que la tecnología por sí misma no es suficiente. Cuando adquieras tecnología nueva se debe entrenar a los usuarios continuamente. No se puede esperar que un usuario no-técnico pueda tener un nivel muy alto en la manipulación de hojas de cálculo con un simple curso de Excel.
En la actualidad, los programas que se instalan en cualquier empresa, (Office, open Office, cualquier cliente de correo electrónico etc.) pueden ser difíciles de usar para los usuarios y se sub-utilizan. De la misma forma en que se planifica el crecimiento del personal dentro de la PyME se debe planificar el entrenamiento en la tecnología usada en la empresa. Además, recuerda que hay opciones de tecnología que es muy amigable para el usuario y otras que no lo son tanto.
Evalúa el valor de la tecnología, no sólo los costos de adquisición sino el costo de la curva de aprendizaje de tus colaboradores. No olvides que hay personas que aún tienen algo de miedo o aversión a la sofisticación informática y a su naturaleza permanentemente cambiante. Teniendo esto en cuenta, se pueden planificar entrenamientos y formas de aprendizaje en el equipo de trabajo. Por ejemplo, permítele al gurú de Excel que invierta algo de su tiempo en ayudar a sus compañeros de equipo.
Medidas simples pero ingeniosas pueden ayudar a tener un mejor ambiente de trabajo, un mejor aprovechamiento de la tecnología, aumentos de productividad y sobre todo, un mejor nivel de colaboración dentro de tu PyME.